Bijeenkomstverslag - De toekomst van de Spartaan 30-10-2018

Bijna 50 leden of vertegenwoordigers van leden kwamen opdagen op een uitgeroepen bijeenkomst dinsdag 30 oktober 2018 bij RWV de Spartaan. Deze bijeenkomst, met als thema de toekomst van de Spartaan was georganiseerd door een initiatiefgroep om de Spartaan aan een nieuw bestuur en aan meer vrijwilligers te helpen. Gelijk bij binnenkomst werden de aanwezigen op een stevig statement getrakteerd, een sombere boodschap, gepresenteerd door Sirik Deerenberg in de vorm van een grafsteen met RIP De Spartaan, schetste een inktzwarte toekomst, tenminste als er de komende tijd niks zou gebeuren. Feitelijk nog voor dat Sirik met zijn verhaal begon was er genoeg voer tot discussie waardoor de zaal met rumoer werd gevuld. 

Sirik opende de bijeenkomst dat de Spartaan een mooie bloeiende vereniging is met veel leden, een sluitende begroting, een trouwe sponsor, mooie activiteiten, een goede naam en een eigen club parcours maar ook dat de Spartaan een verenging met 2 grote zorg punten is.

1) Er moet in 2019 een bijna voltallig nieuw bestuur komen.
2) Er is een structureel probleem met zowel vaste als project vrijwilligers.

De initiatiefgroep had als doel om deze avond discussie uit te lokken en ideeën aangedragen te krijgen vanuit de leden. Inspraak van eenieder werd dan ook gewaardeerd. Met de stelling:
De organisatiestructuur van de Spartaan moet radicaal anders met als doel het activeren van de leden van consumerend naar participerend lid! Lukt dat niet dan moet de contributie omhoog en gaan we zaken inkopen/ inhuren. Kwam de discussie dan ook goed op gang.

Voor deze verslaglegging splits ik even de discussies omtrent het bestuur en omtrent de vrijwilligers.

Vrijwilligers discussie:

Vanuit de zaal kwam de opmerking dat hiermee niet duidelijk is waar een tekort aan is. Zijn het de project vrijwilligers, degene die helpen bij de evenementen als de jeugd meerdaagse en de omlopen of zijn het de vaste vrijwilligers voor invulling van bardiensten, inschrijvingen, schoonmaak, onderhoudt en al wat meer nodig is om de Spartaan draaiend te houden.

Vanuit de zaal komt de opmerking dat extra betalen voor een bepaalde (vrijwilligers taken) geen enkel probleem zou moeten zijn zodat de leden gewoon kan sporten en niet nog eens extra worden belast in de weinige tijd die meesten maar hebben, de meningen zijn gemengd hierover. Ene helft wil gerust bij betalen, andere helft snapt niet wat de moeite is om 1 keer per jaar een vrijwilligers taak uit te voeren en zo de kosten binnen de perken te houden.

Bij het uitwerken van extra betalen worden aan diverse systemen gedacht, het afkopen van vrijwilligers werk komt aan bod, het verhogen van de contributie en die eventueel te benchmarken aan andere verenigingen passeert de revue als ook een puntensysteem met een gedeelde contributie teruggave bij het verzamelen van genoeg punten.
Anderzijds werd vastgesteld dat de Spartaan wel heel erg lief is voor zijn leden, eigenlijk nooit een tegenprestatie verlangt terwijl het lid zijn van een vereniging eigenlijk ook een verplichting met zich mee zou moeten brengen. Maar wat als we prestaties gaan verplichten, wat doen we dan met weigeraar, gaan we die schorsen? Zijn we niet bang dat ze bij de vereniging weg gaan? En hoeveel kan je nu eigenlijk van een lid verwachten waarvan de vrije tijd maar beperkt is.

Er wordt opgemerkt dat vrijwilligers alleen worden verkregen als ze actief worden benaderd, alleen het zoeken van vrijwilligers kost veel moeite en energie. Via mail vragen lijkt niet te werken, pas als de nood groot wordt en mensen actief benaderd worden kunnen de laatste vacatures last minute worden ingevuld. Het vinden van vrijwilligers kost dus veel energie en tijd. Kan dat anders? Hoe kunnen we de leden van heel vrijblijvend, naar iets minder vrijblijvend bewegen, hoe kunnen we het verkrijgen van vrijwilligers beter coördineren. Een nieuw bestuur zou hiervoor met een plan moeten komen om dit makkelijker te maken. Denk aan een overzicht van vrijwilligers taken/ vacatures waar mensen op in kunnen schrijven.

In de zaal wordt verbinding als oplossing aangedragen, verbinding tussen de 4 verschillende afdelingen, meer samenwerking en elkaar ondersteunen, waar kunnen de renners de jeugd helpen? Wat kan de toer voor de renners beteken, hoe kunnen de mtb’ers hulp bieden en krijgen bij hun eigen evenementen. Wat kunnen we samendoen om met elkaar in verbinding te komen en op die manier elkaar te activeren en meer taken gezamenlijk op te pakken.

Hiermee komen we gelijk bij het punt bestuur, dit zijn ook vrijwilligers alleen hebben die net iets meer verantwoordelijkheid/ taken, Die taak kan ongelooflijk leuk zijn en ontzettend veel energie geven als er een goede basis van vrijwilligers achter het bestuur staat.

Bestuur discussie:

Van uit de zaal, welke functies worden gezocht en wat moet je daarvoor doen. Wat zijn de taken van het bestuur. Concreet was het antwoord van Sirik dat de Spartaan minimaal 3 algemeen bestuursleden nodig heeft en per direct naar een Voorzitter en een Secretaris wordt gezocht, de functie van Penningmeester wordt reeds door Xander verzorgt maar hij loopt nu in zijn eentje behoorlijk over. Marcel en Jan gaven een korte omschrijving van wat de functie precies inhoudt.

Hoe moet het nieuwe bestuur er uit gaan zien? Moet er een nieuwe structuur komen? Moeten we als de Spartaan niet anders gaan werken? Een nieuwe identiteit kiezen? Hebben de afdelingsbesturen nog wel zin, kunnen we die niet afschaffen en vervangen voor projectgroepen die elk hun budget voor hun te organiseren evenement aanvragen? Kan het bestuur niet ander vormgegeven worden? Taken verdelen. Denk aan een strategisch hoofdbestuur met daaronder projectgroepen en algemeen verdeelde taken.

Hoe komen we aan een nieuw bestuur, wat zijn de functieomschrijvingen, een voorstel is om korte instructiefilm te maken, door op een enthousiaste manier uitleg van de functie te geven en te vertellen hoe leuk het wel niet is.

Conclusies:
De avond was goed bezocht en er werd in een goede sfeer gediscussieerd. De aanwezigen waren op het eind doordrongen van het feit dat er iets moet gaan gebeuren en dat het 1 en ander al voor de ALV van februari 2019 geregeld moet zijn zodat er een soepele overdracht van taken kan zijn. Er zijn veel goede ideeën aangedragen maar ook veel goede vragen gesteld. Deze dienen uitgewerkt te worden en opnieuw gepresenteerd te worden aan de Spartaan leden. Het deed de initiatiefnemers van deze avond goed dat er meerdere mensen opstonden om verder te helpen met de uitwerking volgende thema’s

- Vrijwilligers (structureel en voor evenementen, vrijblijvendheid)
- Bestuursleden en structuur vereniging
- Waarde, wat voor vereniging willen we zijn?

De volgende afspraken zijn gemaakt:
Jan Gudde gaat met een tiental leden aan de slag om bovengenoemde thema’s verder uit te werken. De uitkomst hiervan wordt op dinsdag 27 november om 19:00 weer gepresenteerd aan alle leden van de Spartaan. Uit deze bijeenkomst zullen weer nieuwe clubjes worden gevormd (dus eenieder die actief iets wil beteken kan daar wederom bij aansluiten) die verdere invulling aan de thema’s gaat geven om zodoende met de ALV concrete plannen te hebben maar ook een nieuw bestuur kan worden aangedragen.

U bevindt zich hier: Renners Nieuws Bijeenkomstverslag - De toekomst van de Spartaan 30-10-2018